Huishoudelijk Reglement DGOG

Versie 15 augustus 2019

De Dutch Gynaecological Oncology Group (DGOG) is een samenwerkingsverband van zorgverleners betrokken bij de behandeling van vrouwen met gynaecologische maligniteiten. De DGOG heeft als doel nationaal en internationaal (multicentrisch) klinisch onderzoek op het gebied van de gynaecologische oncologie te stimuleren.

Uitgangspunten

1. De DGOG beoogt optimale voorwaarden te scheppen en te onderhouden voor multicentrisch (inter)nationaal klinisch onderzoek op het gebied van de Gynaecologische Oncologie.
2. De DGOG is een nationaal samenwerkingsverband van gynaecologisch oncologen, medisch oncologen, radiotherapeut-oncologen en pathologen, en ondersteunende specialismen, samenwerkend op vrijwillige basis en onderling vertrouwen.
3. De uiteindelijke en integrale verantwoordelijkheid voor uitvoering en rapportage van elk individueel project ligt bij de projectleider. Voor buitenlands onderzoek wordt een projectleider in Nederland benoemd.

De Dutch Gynaecologic Oncology Group

Oprichting van de DGOG heeft plaatsgevonden in gezamenlijk overleg met de Werkgroep Oncologische Gynaecologie (WOG, pijler oncologie van de NVOG), het Landelijk Platform Radiotherapie bij Gynaecologische Tumoren (LPRGT, sectie van de NVRO) en de gynaecologisch georiënteerde medisch oncologen van de Nederlandse Vereniging voor Medische Oncologie (NVMO). In 2019 is een vertegenwoordiger van het ondersteunende specialisme uit de Nederlandse Vereniging van Pathologie (NVvP) toegetreden tot het DGOG bestuur.

Structuur DGOG

De structuur van de DGOG bestaat uit een bestuur en 3 kamers. Het bestuur bestaat uit zeven personen. Eén radiotherapeut-oncoloog, 1 medisch oncoloog, en 1 gynaecologisch oncoloog worden voorgedragen door de betreffende kamer. De overige bestuursleden worden voorgedragen door het bestuur uit elk der vier beroepsgroepen. De zittingsduur in het bestuur is 4 jaar, en ieder lid is éénmalig opnieuw benoembaar. De leden van het bestuur benoemen uit hun midden een voorzitter, secretaris en penningmeester voor de duur van 3 jaar en deze zijn éénmalig opnieuw benoembaar.  In het bestuur heeft een vertegenwoordiger van de NVvP zitting. Voor het DGOG bestuurslid vanuit de NVvP gelden dezelfde regels als voor de overige bestuursleden. Het DGOG bestuurslid vanuit de NVvP wordt voorgedragen door de NVvP. Qualitate qua is de harmonisatie-officer toegevoegd aan het bestuur. Als ‘rapporteur’ worden de webmaster, en zij die bij nationale of internationale onderzoeksorganen (GCIG, ENGOT, EORTC, WOG, DGOA et cetera) bestuurlijke taken verrichten ten behoeve van de DGOG, uitgenodigd voor de bestuursvergaderingen.

Vertegenwoordigers van de patiëntenvereniging OLIJF worden als rapporteur uitgenodigd bij plenaire vergaderingen van de DGOG. De rapporteurs hebben een adviserende stem (geen stem bij definitieve besluitvorming). Notulen van de telefonische vergaderingen, waar de rapporteurs niet aan deelnemen, worden met de rapporteurs gedeeld. Logistiek en procedureel wordt het bestuur ondersteund vanuit IKNL.

Besluiten binnen het bestuur worden via discussie en consensus genomen.

Er zijn vier kamers met de volgende leden; (I) gynaecologisch oncologen, één vertegenwoordiger uit elk cluster, (II) radiotherapeut-oncologen, één vertegenwoordiger uit elk radiotherapeutisch centrum, (III) medisch oncologen, en (IV) gynaeco-pathologen, één vertegenwoordiger uit elke IKNL-regio. Leden van de kamers mogen zich laten vervangen bij vergaderingen van de kamer en hun stem daarbij overdragen.

Elke kamer kiest uit haar midden een voorzitter. De kamers hebben de vrijheid om zelf de vergaderfrequentie en besluitvormingsstructuren te bepalen, alsmede de zittingsduur van de leden.

Website

Voor de communicatie binnen en buiten de DGOG wordt gebruik gemaakt van de website van de DGOG. Alle DGOG studies worden hierop geplaatst. Daarnaast bestaan links naar alle relevante websites voor gynaecologisch oncologische studies. Deze website wordt 2x per jaar bijgewerkt.

Taken DGOG

Het bestuur heeft als functie het coördineren van de activiteiten van de DGOG, het onderhouden van internationale en nationale contacten, en het voeren van een deugdelijk financieel management. Daartoe vergadert het bestuur tenminste 2 maal per jaar plenair op een locatie centraal in het land en daarnaast elke 2 à 3 maanden telefonisch.

Het bestuur heeft de taak om te waken voor met elkaar conflicterende studies. De kamer waar een studie het meest past, draagt een studie voor aan het bestuur. Het bestuur zal in de regel het advies van de kamer volgen, maar heeft het recht om hier van af te wijken.
Projecten (lees studies) worden gedragen door een projectleider. De projectleider is de indiener van een project bij de DGOG. De projectleider is verantwoordelijk voor een project. In principe kan iedereen als projectleider projectvoorstellen indienen. Als regel zal het bestuur er voor dienen te waken dat zich geen belangenconflicten tussen studies voordoen. Het bestuur moet voorkomen dat onuitvoerbare onderzoeksprotocollen worden ontwikkeld.
Indien een idee voor een nieuw project bestaat, dan dient de initiator dat schriftelijk aan het bestuur en de meest daarvoor in aanmerking komende kamer kenbaar te maken, in een samenvatting van één A4 (volgens vastgelegd format). Hierbij moet aandacht besteed worden aan het klinisch probleem, de wetenschappelijke vraagstelling, de opzet van het onderzoek en de benodigde aantallen (inclusief statistische paragraaf). Het bestuur toetst initieel of het voorstel niet conflicteert met andere studies. De kamer toetst of er voldoende draagvlak is binnen de kamer om de studie uit te voeren. Het bestuur besluit, na kennis genomen te hebben van het advies van de kamer, of het onderzoek binnen de DGOG uitgevoerd kan worden. Het bestuur rapporteert hierover terug aan de initiator en kamer.
Bij voorkeur dient voor een DGOG project financiering te worden gevonden (bijvoorbeeld bij het CKTO, ZonMw of KWF). In de budgettering dient rekening te worden gehouden met een vooraf afgesproken afdracht aan de DGOG als organisatie.